Obchodní společnosti a družstva mají během léta povinnost uložit své dokumenty do sbírky listin obchodního rejstříku. Je třeba upozornit, že pro některé zvláštní skupiny právnických osob mohou existovat odchylná pravidla stanovena zvláštními právními předpisy.

Sbírka listin = dokumenty v ní uložené poskytují hlavně údaje o hospodaření společnosti. Ve sbírce listin v obchodním rejstříku najdeme například notářské zápisy, účetní uzávěrky, výroční zprávy. Tato sbírka se veden na vašem rejstříkovému soudu.

Které listiny se zakládají do sbírky listin?

• o   Výroční zprávy
• o   Řádné, mimořádné a konsolidované účetní uzávěrky (pokud nejsou součástí výroční zprávy), vyžaduje-li jejich vyhotovení právní předpis
• o   Návrh rozdělení zisku a jeho konečná podoba nebo vypořádání ztráty (pokud nejsou součástí řádné účetní uzávěrky)
• o   Zpráva auditora o ověření účetní uzávěrky
• o   Práva o vztazích mezi propojenými osobami podle § 66a odst. 9 obchodního zákoníku

Kdy je třeba tyto dokumenty do sbírky listin uložit?

Zveřejňují se po jejich ověření auditorem a po schválení k tomu příslušným orgánem (zejména valnou hromadou), a to ve lhůtě 30 dnů od splnění obou podmínek, nejpozději však do konce následujícího účetního období, bez ohledu na to, zda byly dokumenty schváleny.

Sankce za porušení této povinnosti

o   Soud může společnosti, která nesplnila povinnost založení dokumentů do sbírky listin, uložit pořádkovou pokutu podle § 200de občanského soudního řádu, do výše 20 000 Kč.

o   Finanční úřad jim může vyměřit pokutu (podle § 37 zákona o účetnictví) až do výše 3 % hodnoty aktiv společnosti.

Jak listiny zakládat

-          prostřednictvím datové schránky společnosti

-          prostřednictvím elektronické podatelny příslušnému rejstříkovému soudu

-          formou elektronického podání (e-mail)

-          poštou naskenované na CD-R

Při zakládání do sbírky listin se mají dodržovat tyto pravidla:

1.       každá jednotlivá listina se předává jako jeden PDF soubor, aby nebylo možné rozdělit jednu listinu do více PDF dokumentů

2.       velikost jednoho PDF dokumentů nesmí přesáhnout 150 kB na 1 stránku listiny (např.: listina o 20 stránkách může mít max. 3 MB)

3.       PDF listiny je možno ověřit zaručeným elektronickým podpisem a nastavit zabezpečení

4.       PDF soubory do celkové velikosti 8 MB na jedno podání je možno předat pomocí elektronické pošty, pokud bude velikost dokumentu větší, je třeba jej předat (zaslat poštou) na CD-R médiu

5.       Soud nepřijímá e-maily, pokud nejsou opatřeny elektronickým podpisem