Generální finanční ředitelství vydalo sdělení pro plátce daně ze závislé činnosti, a platného nařízení GDPR, které upravuje v článku 6 zákonnost zpracování osobních údajů.

V článku 6 GDPR bod 1. pod písm. c) je uvedeno, že zpracování osobních údajů v odpovídajícím rozsahu je zákonné, je-li nezbytné pro splnění právních povinností, které se na správce  vztahují. Tj. týká se povinností daných ZDP, vyplývajících ze skutečnosti, že se jedná o subjekt v postavení plátce daně ze závislé činnosti a vedení mzdové agendy.

V uvedeném případě může tedy plátce daně ze závislé činnosti pro účely zdanění příjmů poplatníka v rozsahu, zpracovávat osobní údaje, a to bez souhlasu subjektu údajů. Účel zpracování osobních údajů je v uvedeném případě zřejmý – jedná se o vedení mzdové agendy a plnění zákonných povinností dané daňovému subjektu v postavení plátce daně ze závislé činnosti.

Samotný způsob prokazování nároku na nezdanitelné části základu daně, slevy na dani a daňové zvýhodnění u plátce daně (zaměstnavatele) je taxativně vyjmenován v ustanovení § 38l ZDP. U plátce daně se pro účely prokazování nároku předkládají doklady zpravidla v originálech a plátce daně na jejich základě ověří splnění nároku.

Ověření předkládaných dokladů je seznatelné i z tiskopisu Prohlášení poplatníka daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti, který vydává Finanční správa pro účely plnění povinností vyplývajících z § 38k ZDP.

Podle § 38j odst. 1 ZDP je plátce daně pro poplatníky s příjmy ze závislé činnosti povinen vést mzdové listy. Ustanovení § 38j odst. 2 ZDP taxativně vymezuje, jaké údaje musí mzdový list obsahovat pro účely zdanění (mj. poplatníkovo jméno, a to i dřívější, rodné číslo, bydliště atd.).

Plátce daně jako správce osobních údajů je povinen přijmout taková technická, organizační a jiná potřebná opatření, aby byly získané osobní údaje dostatečně zabezpečeny před případným zneužitím.

Také je třeba vědět, že plátci daně sráží daň, příp. zálohu na daň, pod vlastní majetkovou odpovědností. Z tohoto důvodu je v praxi běžné, že plátci daně z originálů, které předloží poplatník, pořídí fotokopie, jež následně uchovávají jako důkazní prostředek.

Tyto doklady však v některých případech mohou obsahovat osobní údaje v rozsahu převyšujícím nezbytný rámec požadovaný ZDP, proto při pořizování fotokopií doporučuje GFŘ údaje nerozhodné pro daňové posouzení zakrýt, nebo si vyžádat souhlas subjektu se zpracováním jeho osobních údajů.

Pokud by poplatník odmítl plátci daně poskytnout důkaz o uplatňovaných slevách na dani, nezdanitelných částech základu daně a daňovém zvýhodnění, považuje plátce daně tyto položky za neprokázané podle § 38l ZDP. Slevy na dani, nezdanitelné části základu daně, případně daňové zvýhodnění tedy poplatníkovi neposkytne. Poplatník je však může uplatnit sám prostřednictvím daňového přiznání.