Plná aplikace konceptu práce na dálku vyžaduje změny ve všech oblastech fungování organizace, tedy i v procesech náboru nových pracovníků. Následující řádky se budou věnovat především odlišnostem pohovorů na dálku od tradičních pohovorů tváří v tvář. Každý má své výhody i nevýhody a dá se uplatnit pro jinou profesi nebo situaci.

K pracovním pohovorům na dálku je důležité v úvodu zmínit silně rostoucí význam sociálních sítí pro získávání a ověřování potenciálních kandidátů. Kvalitní analýzou nejrozšířenějších sociálních sítí, kam patří minimálně LinkedIn, Facebook, Twitter a Google+, lze v dnešní době získat komplexní profil kandidáta včetně osobních názorů, zájmů, pracovního potenciálu apod. Jinými slovy, personalista si vytvoří profil kandidáta a následně osloví k výběrovému řízení pouze ty, jež mají uvedené dovednosti mezi svými osobními zájmy. Pokud totiž daná oblast patří mezi osobní zájmy uchazeče, je velká šance, že to bude oblast jeho největšího talentu, práce jej bude dlouhodobě uspokojovat a tomu budou odpovídat i jeho výsledky.

Pro standardní organizace pracující v kancelářích najdou pohovory na dálku své největší uplatnění při náboru pracovníků ze vzdálených lokalit, kdy se jedná například o více kolové výběrové řízení, nebo když kandidát není ochoten či nemůže věnovat svůj čas celodennímu cestování na jednohodinový pohovor s nejistým výsledkem. Toto se týká především vysoce kvalifikovaných uchazečů, kteří nehledají aktivně novou práci, ale firma je potřebuje přetáhnout z jiné organizace. Dobrým příkladem organizace využívající běžně vzdálené pohovory i přesto, že zaměstnanci pracují v kancelářích, je společnost Google. Pro kontakt s uchazeči o práci běžně používají vlastní videokonferenční systém Hangout.

Pro organizace běžně pracující na dálku by měl pohovor na dálku patřit mezi standardní nástroje. Tím není myšleno, že by se s uchazeči o práci neměl jejich budoucí nadřízený vidět osobně. Osobní setkání je bezesporu důležité. V řadě případů se dá ale odložit na později, až bude vhodná příležitost. Možnost vést ráno pohovor a odpoledne již mít nového pracovníka ve svém týmu, může být v některých případech užitečné.

Přínosy a rizika pohovorů na dálku

Jak již bylo naznačeno, k hlavním výhodám pohovorů na dálku patří finanční a časové úspory na straně kandidátů i firem. Vydat se z Ostravy do Prahy na dvouhodinový pohovor znamená strávit celý den na cestě. K tomu je nutné připočítat cestovní náklady. Navíc únava z daleké cesty může vzdáleného kandidáta v určitém smyslu i diskriminovat – pokud ráno vstává velice brzy, aby dorazil na devátou hodinu k pohovoru v centru Prahy, není se pak čemu divit, když bude u pohovoru zívat. Přitom hodnotitelé to mohou podvědomě vnímat jako nezájem či slabost. V některých případech je videokonference dokonce jedinou možností, jak pohovor s uchazečem zrealizovat. Jedná se především o případy, kdy uchazeč pobývá dlouhodobě v zahraničí.

Pro některé pracovní pozice může být též zajímavé pozvat na pohovor další nezávislou osobu, např. psychologa či specialistu na neverbální komunikaci. Ten anonymně zhodnotí uchazeče na videokonferenci nebo zpětně z pořízeného videozáznamu. Další využití vzdálených pohovorů se nachází v oblasti testování potenciálních zájemců bez nutnosti docházet do sídla firmy. Správně nastavená pravidla v úvodu psychologického či znalostního testu, využití web kamery, sdílení plochy a aktivního mikrofonu na straně uchazeče dává personalistovi jistotu, že kandidát vše vyplnil poctivě.

Přínosným řešením je také konference více kandidátů přes Skype, kdy mohou ve skupině diskutovat mezi sebou nebo řešit společné úkoly. Personalista tak může pozorovat, jak jednotliví uchazeči reagují při práci v týmu nebo jak zvládají dovednost efektivně komunikovat na dálku s ostatními.

Na druhou stranu existují určité odlišnosti a z toho vyplývající úskalí pohovorů na dálku. Jedna z hlavních překážek je chybějící neverbální komunikace. To se nejvíce projevuje při telefonním pohovoru, kde můžeme sice vnímat tón hlasu, ale úplně nám unikají výrazy obličeje a postoje těla. Řešení spočívá ve využívání videokonferencí s vysokým rozlišením. K dalším úskalím patří potenciální technické problémy. S těmi je nutné počítat, neboť výpadek internetu nemůže ovlivnit ani jedna ze stran. V takovém případě platí, že především personalista musí být profesionální. Personalista je totiž ten, kdo pohovor vede, a je tak trochu v nadřízené pozici. Začne-li dávat kandidátovi jakkoliv najevo svoji rozladěnost z nefungující techniky, bude to mít pochopitelně dopad i na průběh pohovoru a jeho výsledky. Neméně důležité je moderování celého pohovoru. I při kvalitním internetovém spojení může docházet k malému zpoždění zvuku. Proto je žádoucí, aby si všechny strany předávaly slovo. Při větším počtu kandidátů nebo hodnotitelů je to naprosto nezbytné. Jen tak se lze vyhnout skákání do řeči a překřikování.

Pro jasnou představu o technické náročnosti jsou zde potřebné technické podmínky pro úspěšné pohovory na dálku:

 ● Hardware:

     ● počítač, notebook nebo profesionální videokonferenční systém

     ● webová kamera (důležitá pro porozumění neverbální komunikace)

     ● sluchátka nebo reproduktory

     ● mikrofon u všech zúčastněných

     ● rychlost připojení k internetu u všech zúčastněných minimálně 1 Mb/s

● Software:

     ● Skype

     ● jiný videokonferenční systém umožňující mimo obrazového přenosu pro více než dva účastníky také chat a sdílení pracovní plochy počítače

Doporučení pro úspěšné pohovory na dálku

Tipy pro personalistu, jak vést pohovor na dálku:

 ● Vyžádejte si souhlas – všechny strany souhlasí se vzdáleným pohovorem a jsou k tomu dostatečně technicky vybavené. Není nic horšího než pohovor, kde se jedna ze stran necítí komfortně.

● Udělejte z toho rutinu – na videokonferenční pohovory je nutné si zvyknout a překonat případný počáteční odpor. U někoho je to záležitost několika pohovorů, u jiného měsíců, či dokonce let.

● Zašlete potřebné informace s dostatečným předstihem – několik dní před vzdáleným pohovorem zašlete kandidátovi technické podrobnosti o spojení, aby měl dostatek času na přípravu. Měly by to být informace o použitém komunikačním nástroji (Skype, vnitrofiremní videokonferenční systém), technických podmínkách, přístupových údajích do systému apod.

● Připojte se z nerušeného místa – pro vlastní pohovor je důležité, aby se všechny strany připojily z nerušeného prostředí, kde mají navíc soukromí probírat i důvěrné záležitosti.

● Naučte se ovládat nástroje – organizátor pohovoru musí dokonale ovládat techniku. Měl by být také schopen navést kandidáta, když si s nějakým technickým detailem neví rady.

● Vyzkoušejte dopředu kvalitu spojení – před začátkem pohovoru nebo v předstihu několika hodin či dní by měla proběhnout technická pětiminutovka, během níž se vyzkouší funkčnost web kamery a mikrofonu na obou stranách. Je krajně nepříjemné, když se na videokonferenci sejde několik lidí a polovině z nich nefunguje technika z důvodu špatného nastavení. Všechny strany ztrácejí drahocenný čas a současně vzniká i naprosto zbytečná nervozita, které se dalo snadno dopředu předejít.

● Buďte připraveni na nefunkční systém nebo internet – v případě nepřekonatelných technických problémů si domluvte náhradní termín. Zbytečně se netrapte, že to nevyšlo. I při standardním pohovoru se stane, že kandidát uvízne v zácpě nebo náhle onemocní.

● Dodržujte obecné zásady vedení pracovního pohovoru – začátek pohovoru uveďte jako při standardním fyzickém setkání. Mimo neverbální složku komunikace by ostatní části pohovoru měly proběhnout víceméně standardně.

● Nebojte se ukázat na videu – požadujete-li po uchazeči web kameru, musíte ji mít také. Jinak byste vytvářeli pocit nadřazenosti. Po čase možná dospějete i do stavu, že web kameru nebudete potřebovat vůbec, protože vám připadne zcela zbytečná.

● Stanovte způsob vzájemné komunikace – na začátku informujte kandidáta, že budete celý pohovor moderovat a předávat slovo, abyste si neskákali vzájemně do řeči. Případně jej můžete požádat, aby své dotazy psal průběžně do chatu, že se k nim vrátíte na konci.

● Sdílejte vizuální obsah – jakékoliv dokumenty sdílejte s kandidátem na dálku prostřednictvím sdílené obrazovky. Usnadníte tím vzájemnou komunikaci.

● Ovládejte svou neverbální komunikaci – nejen při použití web kamery se snažte vědomě řídit řeč svého těla jako při fyzickém setkání (pokyvování hlavou, úsměv apod.). Vaše tělesné postavení se odráží ve vašem hlase a druhá strana to vycítí. Při videokonferenci se dívejte do webkamery nebo na obrazovku pod ní. Když se budete dívat okolo, může to působit na kandidáta jako nezájem.

● Dbejte na bezpečnost – při použití nezabezpečené komunikace (např. Skype) se vyhněte vysoce důvěrným informacím. Ty diskutujte přes zabezpečený kanál.

● Informujte kandidáta o skrytých aktivitách – nahráváte-li pohovor pro pozdější použití, vyžádejte si od kandidáta dopředu souhlas. Sdělte mu, k čemu bude videozáznam použit (psychologický rozbor kandidáta, zhodnocení kandidáta další nezávislou osobou nebo budoucím nadřízeným, podání zpětné vazby apod.). Současně jej ubezpečte, že videozáznam považujete za vysoce důvěrný materiál a v žádném případě neopustí pomyslné zdi personálního oddělení.

● Předejte kandidátovi tipy pro pohovor na dálku – zašlete mu v předstihu doporučení pro úspěšný pohovor na dálku. Jistě není vaším cílem kandidáta ztrapnit nebo nachytat nepřipraveného. A přece jen, efektivní komunikace na dálku přes videokonference zatím nepatří ke standardním dovednostem uchazečů o práci.

Tipy pro uchazeče o místo, jak zvládnout pohovor na dálku:

● Uklidněte se – počítejte s tím, že při prvních pohovorech na dálku můžete být více nervózní. Mluvit s někým osobně nebo hovořit do obrazovky počítače jsou dvě naprosto odlišné věci. Častým pořádáním videokonferencí s přáteli či rodinou můžete značnou část nervozity odstranit.

● Prověřte dopředu své internetové spojení – předem si vyzkoušejte, že vám spolehlivě funguje internet. Není nic horšího než výpadky zvuku při videokonferenci. Při jakékoliv nejistotě raději hledejte jiné místo, odkud se pohovoru zúčastníte.

● Najděte si klidné místo – pro nerušený a profesionální pohovor potřebujete klidné prostředí. Máte-li doma pobíhající děti, raději je na dobu pohovoru pošlete ven nebo si zvolte klidnější místo.

● Upravte se – před pohovorem na dálku se oblečte a upravte, jako byste šli na fyzický pohovor. Tedy oblečení, účes, a u žen make-up, by měly odpovídat obecnému standardu. Vůbec se nebojte personalistovi předem napsat o informace, jaké oblečení je vhodné.

● Buďte připraveni o několik minut dříve – pět minut před začátkem pohovoru na dálku již seďte na svém místě u počítače. Dejte o své připravenosti vědět personalistovi chatem, e-mailem nebo telefonem.

● Nechte se vést – dávejte si pozor, abyste neskákali personalistovi nebo jiným přítomným do řeči. Při videokonferenci občas dochází ke zpoždění signálu. Pro své dotazy můžete využívat chat. Buď vám druhá strana otázku zodpoví rovnou, nebo ji máte zaznamenanou pro pozdější použití.

● Nastavte si správně web kameru – natočte si kameru tak, aby vám šla vidět celá hlava a ideálně i horní část těla. Potřebujete-li se v průběhu pohovoru hýbat, nezapomeňte si vždy opravit i natočení web kamery. Useknutá hlava nebo tělo působí velice nepříjemně a nezanechává to dobrý dojem.  

● Sledujte obrazovku počítače – dívejte se přímo do kamery nebo na plochu počítače po celou dobu pohovoru. Budete tak působit přirozeně. Jakékoliv rozhlížení po místnosti, dívání se do stropu či stěny bude u druhé strany způsobovat negativní pocity. Pokud se musíte někam otočit, upozorněte na to druhou stranu.

● Mějte otevřené podklady – před začátkem pohovoru si otevřete váš životopis nebo jiné dokumenty, jež jste zaslali personalistovi nebo si myslíte, že je budete při pohovoru potřebovat. Vyhnete se tak zdlouhavému hledání souborů v počítači.

● Berte pohovor na dálku jako pohovor – pohovor přes videokonferenci má sice svá specifika, ve své podstatě se ale jedná o to samé. Firma hledá pracovníka a vy můžete být jedním z nich za předpokladu, že dokážete potenciálního zaměstnavatele přesvědčit o svých kvalitách. Výběrem správného kandidáta na danou pracovní pozici vše teprve začíná. Dále by mělo následovat uzavření odpovídající pracovní smlouvy či kontraktu obsahující mimo jiné také dohodu o způsobu odměňování za vykonanou práci.