Dostali jste pozvánku od ředitele významné firmy, nebo dokonce od prezidenta České republiky? Jak správně přečíst a dodržet všechny náležitosti v pozvánce, abyste si „netrhli“ ostudu?

Jednatel či manažer firmy bývá obvykle zván na různé firemní nebo společenské akce. Aby ale neudělal chybu, měl by začít studiem pozvánky. Především by mělo být jasné, že je skutečně pozván. Nikdy nechodíme tam, kde nejsme pozvaní!

Na firemní akce se zve emailem, na přátelské mejdany SMS, ale na vážné akce dostáváte pozvánku.

První krok: Pozvánku si pečlivě přečtěte.

Co Vás zajímá v první řadě, je zkratka R. S. V. P. – obvykle bývá umístěna v jednom z rohů pozvánky a znamená: račte laskavě odpovědět. Vybízí Vás, abyste se v každém případě ozvali hostiteli a svoji účast potvrdili nebo omluvili. Obojí se snažte udělat co nejdříve, abyste hostitele neuvedli do časové tísně. – Pokud se totiž omluvíte, pořadatel za Vás bude shánět náhradu. Jestli dostanete pozvánku tři dny před akcí, je jasné, že náhradníci jste Vy. Někdy se stane, že vám dokonce někdo zavolá den před akcí a hodně mu záleží na tom, abyste se zúčastnili – v tomto případě jde o opačný vztah: jestli přijmete pozvání, vytrhnete tím hostiteli trn z paty, který na poslední chvíli shání účastníky na svou akci.

Jestliže se omlouváte, je vůči hostiteli ohleduplnější, když řeknete i důvod, proč se nemůžete zúčastnit. Chodíte-li každou středu s kamarády na tenis, rozhodně to neuvedete jako omluvu. Je vhodnější uvést, že odlétáte na služební cestu do USA, nebo naznačit zdravotní problémy. Ale pozor! Zapamatujte si, na co jste se vymluvili – pokud za měsíc hostitele potkáte, a on se vás zeptá, jak bylo v Americe, a vy řeknete, že jste v Americe nikdy nebyli, koledujete si o skandál.

U stolu nesmí nikdy zůstat prázdné místo!

Na některých pozvánkách najdete zkratku R. S. V. P. doplněnou o „Regents only“.  Tato zkratka je doplněná také telefonním číslem a znamená to, že máte telefonovat jen tehdy, potřebujete-li se omluvit. Pokud chcete přijít, počítá se s Vámi. Obvykle jde o hromadné akce, kde není důležité, zda přijde o deset lidí méně. Pokud ale budete pořádat večeři s přesným zasedacím pořádkem, budete vyžadovat pozitivní potvrzení od všech účastníků, aby u stolu nezůstalo prázdné místo.

Pozn.: Pokud by šlo o důležitější akci a vy byste pozvání odmítli, pořadatel musí napsat nový zasedací pořádek i listinu návštěvníků. Je to i z toho důvodu, že zasedací pořádek se určuje podle pozice ve firmě či společnosti. Nejváženější sedí nejblíže hostiteli.

Pozn.: Stále více se užívají české pokyny: Račte laskavě odpovědět (RLO) je totéž co francouzské
R. S. V. P. (respondez s´il vous plait [responds sil vu plé]).

Mimořádně významné hosty, třeba ministry, pozveme dvěma pozvánkami – první třeba dva měsíce před akcí a poté, kdy host účast potvrdí, pošleme druhou pozvánku dva týdny předem s poznámkou p. m. – pour mémorie (pro připomínku). Na tuto pozvánku se už neodpovídá.

Pro nedochvilné hosty byly dříve na pozvánkách uvedeny ještě dvě zkratky: s. t. (sine tempore) – přijďte přesně a c. t. (cum tempore) – čas příchodu je volný v řádu desítek minut. Do divadla přijdeme přesně, na večeři maximálně s desetiminutovým zpožděním.

Kdo může jít se mnou?

Pečlivě si všimněte, zda je pozvánka adresována jen vám, nebo zda platí i pro partnera.

Někteří pořadatelé akce na pozvánku uvedou „pan Novák s manželkou“ nebo „s chotí“. Většina pozvaných přijde se svou zákonitou manželkou. Hostitel vám ale nemůže přikazovat, s kým budete chodit do společnosti. Můžete si s sebou vzít i přítelkyni, se kterou žijete, snoubenku nebo kolegyni ze zaměstnání, ba můžete jít i v doprovodu partnera stejného pohlaví. Proto je rozumnější na pozvánce uvádět: „pozvánka platí pro dvě osoby“ nebo „… s doprovodem“.

Jak psát pozvánky?

Z pozvánky musí být zřejmé kdo je hostitel – ten je uveden hned nahoře, a kdo je zván – jméno se tiskne jiným stylem písma, nebo se může napsat ručně.

Hostitel vždy zve ve třetí osobě (primátor XY zve pana/paní …). Je zdvořilé, aby na jakoukoliv společenskou akci zvala vždy konkrétní osoba, nikoliv úřad, instituce atd.

Dále uvedeme, o jakou akci jde: večeře, koncert, koktejl, oslava narozenin, výročí firmy.

Následuje místo, a pokud není obecně známé, pak i s adresou a bližším určením, a hodina. Napíšete-li „od 19. hodiny“, je zřejmé, že hosté budou přicházet i po této hodině. Údaj „v 19:30 hodin“ znamená, že akce začíná přesně v daném čase.

Pokud počítáte s účastí v párech, napište dolů „Pozvánka platí pro dvě osoby“ nebo za jméno napište „s doprovodem“.

Na pozvánce by neměl chybět dress code, stačí jen pro muže: smoking/black tie nebo tmavý oblek/black suit, někdy stačí i „společenský oděv.

Jestliže jde o akci s přesným počtem míst, požádáme o potvrzení účasti zkratkou R. S. V. P nebo RLO, případně vypíšeme „Prosíme o potvrzení Vaší účasti“. Nezapomeňte připojit telefonní číslo nebo email, na které lze odpovědět. Variantou je R. S. V. P./Regrets only, tedy ohlášení účasti jen v případě omluvy.

Pozvánky rozesíláme tři týdny předem, aby si hosté mohli ve svém programu rezervovat čas pro naši akci.

Pozvánka by měla mít takový formát, aby se vešla hostům například do kabelky nebo kapsy. Úroveň grafického ztvárnění hodně napovídá o úrovni akce, na kterou zveme.

Dress code

Dále si všimněte instrukce, co si máte na akci obléct. Obvykle se dress code uvádí jen pro muže, protože variant dámského oblečení je tolik, že je nelze popsat.

U mužů je to jasné: světlý oblek, tmavý oblek, smoking. Žena se pak oblékne tak, aby s mužem vytvořili harmonický pár.

Označení přiměřeného oděvu se často uvádí v mezinárodních výrazech:

• black tie – smoking a černý motýlek, žena jak krátké šaty, tak velkou večerní
• dark suit – tmavý oblek, žena krátké šaty (s výjimkou plesu, kam si může vzít i dlouhé šaty)
• formal dress – černý nebo tmavomodrý oblek pro muže, dáma bude mít krátké šaty nebo kostým
• business dress – tmavý oblek, žena krátké šaty
• informal nebo casual – neformální oblečení
• Na méně formální akce zve hostitel s pokynem unofficial, semiformal nebo lounge suit. Muž si oblékne vycházkový oblek, nejlépe šedý, může být i se vzorkem, ale i kalhoty a sako. Žena si vezme kostým nebo koktejlky.
• Někdy hostitel předepíše volný společenský oděv – tmavý oblek s kravatou je první volba, pak lze přibírat varianty jako barevná košile, sako bez kravaty. Pro ženy jsou nejvýhodnější krátké šaty, kostým (i kalhotový), lodičky a punčochy.
• Velmi častý dress code je smart casual - módní neformální oblečení, například košile se zajímavým límečkem, bez kravaty nebo se šátkem, v létě světlé nebo proužkované sako, skvělý je tmavě modrý blejzr se zlatými knoflíky, k němu se hodí světle šedé až bílé kalhoty, béžové nebo světle hnědé mokasíny bez ponožek. Ženy si můžou obléct capri, značkové džíny, delší šortky nad kolena doplněné kabátkem stejné barvy, minisukně.
• Summer casual – tričko do saka, lehké letní kalhoty a mokasíny. Pro ženy lehké letní šaty nebo krátká sukně s odvážným topem.
• Festive casual – barevné nebo vzorované sako, šátek místo kravaty, světlé kalhoty, lehké šněrovací boty. Ženy mohou mít koktejlky, sukni s topem nebo halenkou.

Pokud na pozvánce dress code nenajdete, musíte si poradit sami. Zvažte podle toho, kde se akce koná, jak formálně je pojata a kde se pořádá. Jde-li o večerní akci, muži jdou vždy v černém obleku, šněrovacích botách, světlé košili s kravatou. Ženy si vezmou krátké šaty a lodičky. Pokud jde o vernisáž, křest knihy v restauraci v podvečerním čase, nemusíte mít ani kravatu a stačí světlý vycházkový oblek. Zato na gala dinner v luxusní restauraci za účasti významných osobností si vezměte smoking. Ženy by měly mít krátké společenské šaty s dekoltem, na ramínka či bez ramínek, lodičky a punčochy.